Når man driver en virksomhed, så har man altid rigtigt mange bolde i luften på én gang. Der vil nemlig altid være ting at se til, og uforudsete udfordringer forude. Det betyder også, at man er nødt til at være rigtig omhyggelig med, at prioritere sin tid. Du kan umuligt klare alle de problemer og udfordringer du står overfor, så du er nødt til hurtigt at finde frem til de ting, der er mest essentielle. Men det er i sig selv en stor udfordring: hvordan vurderer du helt præcist, at én opgave er bedre at bruge kræfter på en en anden?
Her kan det typisk godt betale sig, at overveje hvor du får den største ROI – altså ”Return of Investment”. Rigtigt mange af de beslutninger du tager som virksomhedsejer vil skabe resultater langt ud i fremtiden. Det betyder at du får mere ud af, at bruge to timer på at forbedre noget, der vil være brugbart mange gange, end på noget, der kun har en lille og lokal effekt.
Et af de områder, hvor rigtigt mange virksomheder ville kunne forbedre deres produktivitet, er i den måde de afholder møder på. Hvis du som virksomhedsejer kan prioritere, at optimere på møde-processen, så vil dit arbejde give afkast lang tid fremover. Dine ansatte vil kunne spare tid på unødige møder, blive mere produktive og opleve færre frustrationer. Unødvendige og ineffektive møder er noget af det, som ansatte hader mest.
Men hvad kan man gøre ved, at møder ofte er så sløve og ineffektive? Her handler det i høj grad om, at opsætte systemer, der gør det lettere at afholde gode og produktive møder. Ved at sætte tingene i system kan du sikre dig, at alle tilgår møderne på den samme produktive møde.
Et godt sted at starte, er ved at anskaffe et mødebooking system til din virksomhed. På den måde har du et centralt sted, hvor der holdes styr på booking af mødelokaler og lignende. Ved at samle alting ét sted, kan du undgå mange af de udfordringer, der normalt opstår i et møde. Man kan eksempelvis være sikker på, at et mødelokale ikke er blevet dobbeltbooket – det tillader sådan et system nemlig ikke! Alle ved, at de kan tjekke mødebooking-systemet, hvis der er noget de er i tvivl om.
Sådan et system går også ind og strømliner processen. Alle der indkaldes til et møde, bliver altså indkaldt på den samme måde. Der skal ikke sendes emails frem og tilbage, ingen behøver at gribe telefonen eller troppe op på et bestemt kontor. Alle møde-invitationer foregår på den samme måde, og al respons håndteres på systematisk vis. Alting bliver altså lettere og mere overskueligt, ved at implementere et system, der håndterer møder i virksomheden.
